Le bureau

LE BUREAU

Le bureau de l'Association est composé de trois personnes :

 

 

Olivier, président

 

Au plan légal : Le président est habilité à représenter l’association dans les actes de la vie civile. Il peut donc signer des contrats au nom de l’association, même si cela ne veut pas dire qu’il peut décider tout seul. Pour certains actes, il peut être préalablement habilité par les statuts à agir, soit par les membres du Conseil d’administration, soit par ceux de l’assemblée générale.

Le président représente également l’association en justice. Il peut donc, sauf stipulation contraire des statuts, agir en justice au nom de l’association.

Au plan organisationnel : Le président est celui qui convoque l’Assemblée générale, le Conseil d’administration et le bureau. C’est lui qui supervise la conduite des activités de l’association.

Il est le coordinateur de l’association, celui qui anime les réunions, signe les invitations et les convocations.

Au plan moral: Le président est le garant des orientations de l’association, définies par l’Assemblée générale. Il est appelé à rendre des comptes de l’exécution de ces orientations devant l’Assemblée Générale (rapport moral annuel).

Mais c’est également le Président qui est l’image de l’association auprès des partenaires associatifs, institutionnels et privés.

Un président d’association exerce sa fonction de différentes manières selon l’individualité et la personnalité de celui qui assume cette responsabilité. Ainsi, le président peut être quelqu’un qui délègue beaucoup de ses prérogatives ou quelqu’un qui tient à endosser toutes les responsabilités et les décisions sans partage réel.

 


 

Chantal, trésorière

 

Son rôle n’est pas celui d'un simple caissier ou comptable. Il est d’abord un adhérant comme tout le monde. Le trésorier est un gestionnaire responsable des fonds de l’association.

Le trésorier établit le budget prévisionnel nécessaire au bon fonctionnement de l’association et à la mise en œuvre des actions de celle-ci. Il soumet les choix financiers à faire au bureau, au Conseil d’administration (s'il en existe un).

Une fois les décisions prises, il conduit le budget. Cette responsabilité exige une certaine méthode et quelques capacités de gestionnaire.

SES RESPONSABILITÉS :

1.  Il est garant de la gestion comptable de l’association : soit en assurant seul dans une petite structure la tenue des livres des opérations (dépenses - recettes) ou soit en se faisant assister par un comptable professionnel. Il établit les demandes de subventions et les adresse aux organismes compétents.

2.  Il effectue les opérations de dépenses définies sous la responsabilité de la direction de l’association (remboursement de frais, règlement des factures) et se préoccupe des rentrées financières (cotisations, participations des usagers, subventions…).

3.  Il assure la relation entre l’association et le banquier.

4.  Il présente périodiquement au bureau et/ou au Conseil d’administration la situation financière.

5.  Il établit le rapport financier annuel pour le soumettre au Bureau et/ou au Conseil d’administration et à l’Assemblée Générale. Si nécessaire, dans le cadre des obligations comptables, il soumet le livre des comptes et pièces aux vérificateurs aux comptes (expert-comptable ou commissaire aux comptes) avant toute Assemblée Générale.

6.  Le trésorier établit chaque année le budget prévisionnel et le soumet au Bureau et/ou au Conseil d’Administration puis à l’Assemblée Générale pour adoption définitive.

 


 

Danielle, secrétaire

 

Le secrétaire assure le fonctionnement administratif de l’association :

·        accomplissement des tâches administratives en général et de la correspondance de l’association,

·        organisation des réunions (rédaction et envoi des convocations, réservation de la salle et du matériel, organisation des votes et des pouvoirs),

·        rédaction des comptes rendus des réunions, tenue des registres et des archives,

·        diffusion des informations,

·        dépôt des dossiers de subventions.

Les savoir-faire du secrétaire :

·        organiser des réunions,

·        transmettre l’information,

·        être la mémoire de l’association,

·        participer à la cohésion de l’équipe.

Les responsabilités du secrétaire :

 

·         Il doit se faire remettre :

o    le(s) registre(s) spécial(aux),

o    l’exemplaire original des statuts avec le document attestant de leur dépôt auprès de la préfecture, le
document préfectoral comportant la date de création, le numéro d’enregistrement de l’association,
l’exemplaire de sa parution au Journal Officiel ainsi que les documents attestant des modifications depuis
sa création,

o    la liste du matériel appartenant à l’APPEL,

o    le règlement intérieur.


Dans un délai de trois mois maximum après l’assemblée générale, il doit déclarer à la préfecture la liste des
membres du conseil et du bureau (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, profession, rôle au conseil).
Le dépassement de ce délai oblige la convocation d’une nouvelle assemblée générale et d'une nouvelle élection.



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